Piloter la démarche d'écoconception avec le RGESN

Le RGESN - référentiel général de l’écoconception des services numériques - se positionne sur les audits d’écoconception, dans le prolongement de la loi REEN.

La plupart des critères de ce référentiel d’État nécessitent de collecter des informations ou de documenter précisément la démarche de réduction de l’empreinte environnementale. L’essentiel de ces informations est publiée dans la déclaration d’écoconception à des fins de transparence.

Ce formalisme est fastidieux et représente une contrainte pour les acteurs désireux de marquer un score de conformité RGESN. C’est un fait !

Mais, finalement, ce formalisme peut aussi constituer un guide pour piloter la démarche d’écoconception.

En effet, le RGESN s’inscrit dans une approche systémique, itérative et alignée sur une vision globale du cycle de vie. Il évite ainsi une focalisation excessive sur la seule phase d’usage et considère l’ensemble des étapes, de la stratégie à la fin de vie.

Outil de pilotage

Le RGESN propose un cadre méthodologique pour guider et structurer cette démarche. Son approche est organisée selon les étapes de création d’un service numérique :

• stratégie,
• spécification,
• architecture,
• expérience utilisateur/Interface utilisateur (UX/UI),
• contenu,
• développement Front-end,
• développement Back-end,
• hébergement,
• avec l’algorithmie en complément.

De plus, chaque critère est spécifiquement adapté aux métiers impliqués.

Mener une démarche d’écoconception numérique est complexe à initier, car cela nécessite des capacités étendues :

• connaître les enjeux de l’écoconception numérique,
• disposer d’une vision globale et systémique,
• déployer des connaissances spécifiques à chaque étape du cycle de vie,
• structurer les étapes de la démarche,
• accompagner le changement auprès des parties prenantes,
• documenter et communiquer sur la démarche de manière transparente.

Le sujet est particulièrement délicat car, sans justification adéquate, la démarche risque d’être perçue comme du greenwashing, quelles que soient les intentions réelles du projet.

Il permet également de choisir facilement quels critères peuvent être atteints selon l’ambition du projet et les ressources qui lui sont allouées :

• importance des impacts évités,
• parties prenantes concernées,
• étape du cycle de vie,
• moyens à mettre en œuvre,
• nature des justificatifs attendus.

La gouvernance peut sélectionner les critères RGESN essentiels pour progresser dans leur démarche d’écoconception. Cette progression est évaluée par un score qui inscrit naturellement le projet dans un cycle d’itérations successives, favorisant l’amélioration continue.

Profil de maturité

En croisant le niveau de difficulté et le niveau de priorité, il est possible de créer des profils de maturité.

Par exemple, les critères faciles et prioritaires constituent un socle indispensable pour initier la démarche :

• « 1.2 - Le service numérique a-t-il défini ses cibles utilisatrices, les besoins métiers et les attentes réelles des utilisateurs cibles ? »
• « 4.1 - Le service numérique comporte-t-il uniquement des animations, vidéos et sons dont la lecture automatique est désactivée ? »
• « 5.3 - Le service numérique utilise-t-il, pour chaque vidéo, une définition adaptée au contenu et au contexte de visualisation ? »
• « 9.1 - Le service numérique a-t-il interrogé la nécessité d’une phase d’entraînement pour éviter un usage non justifié et déraisonné ? »

Il s’agit d’un premier niveau de maturité. La personne responsable du projet (qu’il s’agisse d’un chef de projet, chef de produit, responsable de DSI ou de service communication) doit déterminer les meilleures combinaisons selon sa propre expertise ou celle de l’équipe projet en matière d’écoconception.

Cette organisation par profil permet de planifier les étapes futures du projet. Dans notre exemple, la prochaine étape pourrait inclure tous les critères classés comme « faciles » et « recommandés ». Le développement continuerait ensuite selon ce même principe progressif.

Analyse d’un critère sous l’angle du pilotage

Pour être concret, prenons le critère 1.2 et analysons sa capacité à aider le chef de projet à s’engager ou à respecter la démarche d’écoconception.

Critère 1.2 : le service numérique a-t-il défini ses cibles utilisatrices, les besoins métiers et les attentes réelles des utilisateurs cibles ?

Ce critère n’est pas uniquement lié à l’écoconception, car la plupart des projets numériques démarrent avec ces prérequis. Cependant, grâce au RGESN, le responsable du projet (chef de projet, chef de produit, etc.) comprend pourquoi ce prérequis est fondamental dans la démarche de réduction des impacts :

• répondre au juste besoin pour éviter toute fonctionnalité non essentielle ;
• dimensionner correctement le service pour ne pas « gâcher » des ressources ;
• vérifier si un service existant peut déjà répondre aux besoins.

La section « Mise en œuvre » du critère précise le niveau d’exigence attendu. Cela permet d’anticiper l’impact sur le budget, d’identifier les parties prenantes impliquées et de planifier les étapes de contrôle ou de collecte d’informations.

C’est aussi le moment idéal pour créer un dossier dédié à ce critère afin d’y conserver la documentation attendue pour valider la conformité du critère.

Outil d’anticipation

Comprendre les critères du RGESN dès le début d’un projet permet de questionner efficacement les technologies, les solutions tierces, l’hébergement et d’identifier toutes les parties prenantes internes et externes.

En examinant tous les critères avec les équipes, dès la première réunion, le planning, l’organisation et la démarche d’écoconception sont sécurisés.

Cette méthode préventive permet de :

1. repérer les difficultés et les risques potentiels,
2. organiser les études de faisabilité nécessaires,
3. préparer la formation des équipes,
4. établir un plan d’action précis pour chaque étape,
5. déterminer comment contrôler la conformité,
6. projeter un niveau de conformité RGESN.

Dès lors, la projection du niveau de conformité peut être utilisée comme boussole, en donnant le cap à suivre pour l’ensemble des équipes, pendant toute la durée du projet.

Conclusion

Le RGESN n’est pas parfait. Plusieurs critères manquent de clarté ou de précision, et il laisse certaines souplesse dans leur interprétation. Il n’en est à ce jour qu’au début de sa maturité.

En revanche, il a l’avantage considérable de proposer un cadre officiel qui permet aux différents acteurs de s’engager dans la démarche d’écoconception numérique avec une méthodologie prête à l’emploi.

D’ailleurs, Temesis propose une formation d’une journée, destinée aux chefs de projet et chefs de produit, qui vise à leur apprendre à piloter leur démarche d’écoconception en utilisant le RGESN.

Cette formation a pour objectifs de :

• Situer le RGESN dans l’écosystème du numérique responsable ;
• Réaliser une grille de suivi de la démarche d’écoconception d’un service numérique ;
• Appliquer la démarche d’écoconception de projets numériques via le pilotage RGESN ;
• Identifier les actions à mener pour atteindre la conformité des critères ;
• Dialoguer avec les parties prenantes d’un projet pour arbitrer les choix d’écoconception.